Retour au Congrès 2026
Programme de remboursement pour les étudiant.es
Généralités
Les étudiant.e.s actifs (voir la définition) qui se sont inscrite.s au congrès et y ont effectivement participé ont droit à un remboursement partiel de leurs frais de déplacement et d’hébergement. Aucun autre frais (inscription, banquet, etc.) n’est admissible.
Tout.e étudiant.e souhaitant obtenir un remboursement doit envoyer sa demande à l’Institut par courriel et :
- fournir une preuve d’inscription à l’automne 2026 dans un établissement d’enseignement postsecondaire;
- remplir et envoyer le formulaire dans les délais prescrits;
- joindre les pièces justificatives requises.
Les congressistes ont 30 jours après le congrès (jusqu’au 24 novembre 2026 à minuit) pour envoyer leur formulaire de demande avec les pièces justificatives (formulaire ci-dessous; dossiers incomplets rejetés).
Étudiant.es non domicilié.es au Québec :
Les étudiant.es non domicilié.es au Québec* peuvent obtenir un remboursement à certaines conditions. Lire les détails dans chaque section ci-dessous.
Pour tout complément d’information, contactez l’Institut : ihaf@ihaf.qc.ca
Frais d’hébergement
Congressistes étudiant.es domiciliés au Québec* ou ailleurs au Canada :
On peut obtenir un remboursement équivalent à 50 p. cent du prix de référence de la chambre d’hôtel du congrès en occupation double. Prix de référence pour le congrès 2026 (Le Montagnais) : 152 $ ttc par nuitée. Le remboursement maximal pour l’hébergement est donc de 76 $ ttc par nuitée par personne.
Les congressistes étudiant.es sont libres de réserver une chambre à l’hôtel du congrès ou bien un autre type d’hébergement commercial (y compris hébergement touristique à domicile de type Airbnb).
Le maximum est de deux nuitées (jeudi soir et vendredi soir).
Chaque étudiant.e qui souhaite un remboursement pour l’hébergement doit présenter sa propre demande, en indiquant les noms des autres occupant.es s’il y a lieu et en joignant la preuve de paiement émise par l’établissement. Les remboursements de chambres/hébergements à occupation multiple sont répartis également, par nuitées, entre tou.tes les occupant.es ayant présenté une demande (max. 76 $ ttc par personne par nuitée).
Congressistes étudiant.es non domicilié.es au Canada :
Seul.es les congressistes étudiant.e.s qui figurent au programme scientifique du congrès et qui ont effectivement présenté leur communication peuvent demander et obtenir un remboursement de leurs frais d’hébergement, et ce, suivant les mêmes modalités que les autres. À noter cependant que les remboursements se font en dollars canadiens et que les éventuels frais de virement et de conversion des devises seront déduits du remboursement.
Résumé :
- Une demande distincte pour chaque occupant.e
- Indiquer sur sa demande les noms des autres occupant.es
- Pièces justificatives : facture de l’établissement d’hébergement au nom de l’un.e des occupant.es déclaré.es.
Frais de déplacement
Exclusion générale : seules sont admissibles les personnes domiciliées à 100 km ou plus du lieu du congrès (distance de ville à ville calculée sur Google Maps).
Mode de transport : autobus, train, covoiturage commercial, automobile privée; avion s’il le faut.
Frais admissibles et pièces justificatives : billet d’autobus, de train, d’avion; facture de covoiturage commercial; reçu d’essence, de recharge électrique. (Congressistes non étudiant.es véhiculant des congressistes étudiant.es : voir ci-après.) Les frais de transport urbain (transport en commun, taxi) ne sont pas admissibles, non plus que les frais de stationnement. Maximum 0,30$ par kilomètre ttc. Nous ne remboursons pas les kilomètres parcourus, seulement les factures admissibles soumises.
Trajets admissibles : trajets aller-retour en droite ligne durant le période du congrès.
Congressistes étudiant.es domiciliés au Québec* :
Respecter les conditions ci-dessus.
Congressistes étudiant.es domiciliés au Canada mais hors Québec* :
Respecter les conditions ci-dessus. Maximum 200 $ ttc.
Congressistes étudiant.es non domicilié.es au Canada :
Seul.es les personnes qui figurent au programme du congrès et qui ont effectivement présenté leur communication peuvent demander et obtenir un remboursement de leurs frais de déplacement. Le remboursement maximum est de 200 dollars. À noter cependant que les remboursements se font en dollars canadiens et que les éventuels frais de conversion et de virement seront déduits du remboursement.
Congressistes non étudiant.es véhiculant au moins 3 congressistes étudiant.es :
Le coût total de la location (trajet aller-retour) est remboursable. Les autres frais afférents (essence, stationnement) ne sont pas remboursables. Utiliser le formulaire spécial en indiquant le nom des congressistes étudiant.es véhiculés. Fournir les pièces justificatives et respecter la date limite du 24 novembre 2026 à minuit. Les frais d’utilisation d’un véhicule personnel ne sont pas remboursables.
Définitions
Étudiant.es active / étudiant actif : étudiant.e de tout niveau postsecondaire (cégep inclus) pouvant fournir la preuve qu’elle/il était inscrit.e dans un établissement d’enseignement au moment du congrès. Inclut les personnes inscrites en rédaction de mémoire ou de thèse. Les stagiaires postodoctoraux et les diplômé.es depuis moins de 3 ans ne sont pas inclus, même s’ils/elles bénéficient du tarif étudiant pour leur adhésion à l’Institut et pour leur inscription au congrès.
Congressiste étudiant.e : étudiant.e actif/active inscrit.e au congrès, que ce soit à titre de conférencièr.e, de président.e de séance ou de simple participant.e.
Québec* : pour les fins de ce programme, lieu de résidence ou d’études qui inclut Ottawa (ON) et Edmunston (NB).
Foire aux questions
Quand et comment dois-je soumettre ma demande de remboursement?
Les demandes de remboursement (accompagnés des pièces justificatives) doivent être envoyées par courriel à l’IHAF après la fin du congrès et avant la date limite inscrite sur le formulaire (24 novembre 2026 à minuit).
Je ne suis pas citoyen.ne canadien.ne, puis-je soumettre une demande de remboursement?
La politique de remboursement s’applique sans égard au statut de citoyenneté. Des conditions s’appliquent aux personnes non résidentes du Québec*.
Je ne présente pas de communication au congrès, puis-je soumettre une demande de remboursement?
Oui, à condition d’être domicilié.e au Québec* ou ailleurs au Canada. Les étudiant.es non domiciliés au Canada doivent avoir présenté une communication au congrès pour obtenir remboursement.
Je suis stagiaire postdoctoral.e dans une université québécoise, puis-je soumettre une demande de remboursement?
Non.
Je suis diplômé.e depuis moins de trois ans et je me suis inscrit.e au congrès avec le tarif étudiant, puis-je soumettre une demande de remboursement?
Seul.es les étudiant.e.s actifs* au moment du congrès sont admissibles.
Je ne soumets pas de demande de remboursement auprès d’une autre instance (université, association étudiante), puis-je quand même soumettre une demande de remboursement à l’IHAF?
Oui.
Je soumets une demande de remboursement auprès d’une autre instance (université, association étudiante), puis-je quand même soumettre une demande de remboursement à l’IHAF?
Oui.